Waar deze overeenkomst voor geldt

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen Remote Skills, LLC (hierna: "wij", "ons", de verwerker) en de zakelijke klant die onze programma's, software of platformen gebruikt (hierna: "jij", de verwerkingsverantwoordelijke).

Zij is van toepassing zodra je via ons platform persoonsgegevens verwerkt waarvoor jij de verwerkingsverantwoordelijke bent. Denk aan gegevens van jouw klanten, prospects, leads of medewerkers die je invoert, uploadt of via een koppeling in het platform binnenhaalt, bijvoorbeeld in de CRM- en pipelinefunctie, de outreach-tools, klantprojecten, offertes en facturen, of de kennisbank van een AI-agent.

Voor de gegevens die wij verwerken om jou als deelnemer of klant te bedienen, zoals je account, je bestellingen en je deelname aan onze programma's, zijn wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt niet deze overeenkomst maar onze Privacyverklaring.

Onderwerp, aard, doel en duur van de verwerking

Onderwerp en aard. Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het beschikbaar stellen en uitvoeren van onze softwarediensten: het opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, doorgeven aan door jou gekozen ontvangers, en verwijderen van gegevens binnen het platform, inclusief het geautomatiseerd verwerken van teksten door AI-modellen wanneer jij een AI-functie gebruikt.

Doel. De verwerking heeft uitsluitend tot doel om jou de overeengekomen dienst te leveren. We gebruiken de gegevens die jij ons toevertrouwt niet voor eigen doeleinden, niet voor onze eigen marketing, en niet om onze eigen AI-modellen te trainen.

Duur. Deze overeenkomst loopt zolang wij voor jou persoonsgegevens verwerken, dus in beginsel zolang je deelname of abonnement duurt, plus de periode die nodig is om artikel 13 uit te voeren.

Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

Welke gegevens er precies in het platform terechtkomen, bepaal jij. In de praktijk gaat het om de volgende categorieën.

Wil je bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, zoals gezondheidsgegevens, dan is ons platform daar niet op ingericht. Doe dat niet zonder dat we daar vooraf schriftelijk aanvullende afspraken over hebben gemaakt.

Verwerken op jouw instructie

Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op basis van jouw schriftelijke instructies. Het gebruik van de functies van het platform, zoals het aanmaken van een contact of het versturen van een bericht, geldt als zo'n instructie. Aanvullende instructies kun je ons per e-mail geven; als een instructie extra werk of aanpassingen vraagt, kunnen we daarvoor redelijke kosten in rekening brengen.

Zijn wij op grond van dwingend recht verplicht om gegevens te verwerken buiten jouw instructie om, dan melden we dat vooraf, tenzij dat recht die melding verbiedt.

Vinden wij dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan laten we je dat weten. Jij blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die je in het platform zet, voor de grondslag van de verwerking en voor het informeren van de betrokkenen. Dat geldt in het bijzonder voor outreach: jij bepaalt wie je benadert en op welke grondslag.

Vertrouwelijkheid

Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens is tot geheimhouding verplicht, op grond van een arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst of een aparte geheimhoudingsverklaring. Die verplichting blijft gelden nadat de samenwerking is geëindigd.

We geven toegang alleen aan medewerkers en ingeschakelde partijen die de gegevens nodig hebben om hun werk te doen, en niet verder dan nodig.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daarbij kijken we naar de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de risico's van de verwerking. Onze maatregelen omvatten in ieder geval:

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag bij onze hostingleverancier;
• toegangsbeveiliging op rijniveau in de database, zodat gegevens van het ene account niet toegankelijk zijn vanuit een ander account;
• rolgebaseerde toegang binnen ons team, met beperkte beheerdersrechten;
• gescheiden opslag van sleutels en geheimen, die nooit richting de browser worden gestuurd;
• logging en monitoring van beheerhandelingen, plus back-ups van de database;
• periodieke controle van deze maatregelen wanneer het platform verandert.

Geen enkel systeem is volledig risicovrij. We houden onze maatregelen daarom actueel en mogen ze aanpassen, zolang het beschermingsniveau daarmee gelijk blijft of hoger wordt.

Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Met elke subverwerker maken we schriftelijke afspraken die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst. Voor het handelen van een subverwerker zijn wij tegenover jou net zo aansprakelijk als voor ons eigen handelen.

Op het moment van deze versie werken we met de volgende subverwerkers:

Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat vooraf weten, in beginsel ten minste dertig dagen van tevoren. Heb je een zwaarwegend bezwaar op het gebied van gegevensbescherming, laat dat dan binnen die termijn weten. Komen we er samen niet uit, dan mag je de betreffende dienst opzeggen voor het deel waarop het bezwaar betrekking heeft.

Eigen sleutels en eigen koppelingen

Koppel je binnen het platform je eigen API-sleutel of je eigen account van een externe leverancier, bijvoorbeeld een eigen AI-sleutel, je eigen Gmail-account, je eigen CRM of je eigen zoekdienst, dan handelen wij op jouw instructie richting die partij. In die relatie ben jij zelf de verwerkingsverantwoordelijke, en gelden de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst van die leverancier. Wij zijn niet verantwoordelijk voor wat die partij verder met de gegevens doet.

Doorgifte buiten de EER

Remote Skills, LLC is gevestigd in de Verenigde Staten, en een deel van onze subverwerkers is dat ook. Er vindt dus doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaats.

Voor die doorgifte zorgen we voor een passende waarborg, in de regel de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses), aangevuld met de maatregelen uit artikel 6, of doorgifte naar een partij die valt onder een geldig adequaatheidsbesluit. Wil je weten welke waarborg voor een specifieke doorgifte geldt, dan lichten we dat op verzoek toe.

Rechten van betrokkenen

Krijg jij een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid, dan handel jij dat verzoek zelf af. Het platform geeft je daarvoor de nodige functies: je kunt gegevens inzien, aanpassen, exporteren en verwijderen.

Lukt het je niet om een verzoek zelfstandig af te handelen, dan helpen we je met passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover dat redelijkerwijs van ons gevraagd kan worden. Bij omvangrijke of herhaalde bijstand kunnen we redelijke kosten in rekening brengen.

Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij ons binnen en gaat het over gegevens waarvoor jij verantwoordelijk bent, dan handelen wij dat verzoek niet zelf af, maar sturen we het zonder onnodige vertraging door naar jou.

Datalekken

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onnodige vertraging nadat we ervan op de hoogte zijn, waarbij we streven naar een melding binnen achtenveertig uur. Zo kun jij op tijd beoordelen of je zelf een melding moet doen bij de toezichthouder of bij de betrokkenen.

We melden in ieder geval, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën en het aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die we hebben genomen of voorstellen, en een contactpunt voor meer informatie. Ontbreekt informatie nog, dan leveren we die zo snel mogelijk na.

De melding aan de toezichthouder en aan de betrokkenen doe jij, tenzij we uitdrukkelijk anders afspreken. Een melding of onderzoek van onze kant is op zichzelf geen erkenning van aansprakelijkheid.

Bijstand en effectbeoordelingen

Op jouw verzoek helpen we je bij het nakomen van je verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging van de toezichthouder. We doen dat met de informatie die redelijkerwijs bij ons beschikbaar is en die past bij de aard van onze verwerking.

Audit en controle

We stellen je de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden. In de eerste plaats doen we dat met documentatie, beschrijvingen van onze maatregelen en, als die er zijn, verklaringen of certificeringen van onze subverwerkers.

Is dat aantoonbaar niet voldoende, dan mag je een audit laten uitvoeren, met de volgende afspraken:

• ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, tenzij er een concrete aanleiding is zoals een datalek of een aanwijzing van de toezichthouder;
• na een schriftelijke aankondiging van ten minste dertig dagen, tijdens kantooruren en zonder de dienstverlening onnodig te verstoren;
• uitgevoerd door een onafhankelijke, gecertificeerde auditor die geen concurrent van ons is en die vooraf een geheimhoudingsverklaring tekent;
• beperkt tot systemen en gegevens die betrekking hebben op jouw verwerking, waarbij gegevens van andere klanten buiten beschouwing blijven;
• de kosten van de audit draag je zelf, inclusief een redelijke vergoeding voor onze tijd, tenzij uit de audit een wezenlijke tekortkoming van onze kant blijkt.

Teruggave en verwijdering aan het einde

Eindigt de dienstverlening, dan verwijderen we de persoonsgegevens die we voor jou verwerken, of geven we ze aan je terug. Jij kiest welke van de twee, en je laat dat binnen dertig dagen na het einde weten. Horen we niets, dan verwijderen we de gegevens na die periode.

Je kunt je gegevens gedurende de looptijd zelf exporteren met de exportfuncties in het platform. We adviseren je dat te doen vóór het einde van je toegang.

We mogen gegevens langer bewaren voor zover de wet dat van ons vraagt, bijvoorbeeld voor onze eigen administratie. In dat geval blijven de verplichtingen uit deze overeenkomst op die gegevens van toepassing. Back-ups worden volgens ons normale schema overschreven.

Aansprakelijkheid en rangorde

De aansprakelijkheidsregeling uit onze Algemene Voorwaarden geldt ook voor deze overeenkomst, voor zover dwingend recht dat toelaat. Aansprakelijkheid van partijen tegenover betrokkenen op grond van de privacywetgeving blijft daarbij onverlet.

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst tussen jou en ons. Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op de Algemene Voorwaarden en de Platformvoorwaarden. Op alle overige punten blijven die voorwaarden onverkort gelden, inclusief de bepaling over toepasselijk recht.

Contact en aanvaarding

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst en geldt zodra je gebruikmaakt van onze dienst voor gegevens waarvoor jij verantwoordelijk bent. Heb je liever een ondertekend exemplaar, of gebruikt jouw organisatie een eigen model, laat het weten. Dan kijken we er samen naar.

Remote Skills, LLC
542 Washington AVE 42
Miami Beach, FL 33139
Verenigde Staten
E-mail: info@remoteskills.nl
Website: www.remoteskills.nl